Man kann die Mitgliederverwaltung entweder nur für die Verwaltung der Zugangsberechtigung und der Email-Adressen für den Kalender, die Anmeldung und den Email-Versand nutzen, oder man kann aber auch die komplette Mitgliederverwaltung des Vereins inklusive Lastschriftverfahren und Verbandsmeldungen über diese Plattform abwickeln. Die Daten lassen sich dafür von bestehenden Mitgliederverwaltungen importieren.
Jedes Mitglied kann seine eigenen Daten aktualisieren: Adresse, Telefon-Nummern, Email-Adressen, etc. Es kann festlegen, welche seiner Daten die anderen Vereinsmitglieder im Rahmen einer Kontaktliste sehen dürfen. Ebenso kann jeder festlegen, an welche Anmeldetermine er automatisch per Email informiert werden soll. Änderungen an den Mitgliedsdaten werden auf Wunsch protokolliert und können in eine bestehende Mitgliederverwaltung übernommen werden.
Mit Hilfe der Daten lassen sich für die Verantwortlichen diverse Übersichtslisten erstellen.
Neben der Mitgliederverwaltung ist die Unterstützung der Verantwortlichen bei der Organisation des täglichen Trainingsbetriebs eine Hauptfunktion der Vereinslogistik.
Dafür lassen sich die Mitglieder in unterschiedliche Teams einteilen. Diese Teams können auf der Vereins-Homepage dargestellt, oder aber auch nur zur automatischen Bildung von immer aktuellen Email- oder anderen Verteilern genutzt werden. Neben der Kommunikation per Email stehen auch Chat-Gruppen zur Verfügung. Diese funktionieren genauso wie z.B. WhatsApp, nur dass man nicht laufend durch Push-Nachrichten gestört wird.
Aus Terminen, zu denen sich Mitglieder über den Kalender angemeldet haben, lassen sich Veranstaltungs- oder Trainingsberichte generieren. Hierüber können vielfältige Auswertungen und Abrechnungen erstellt werden.
Für die Verwaltung eines Fuhrparks gibt es ein Tool zur Reservierung (siehe Belegungspläne) und elektronische Fahrtenbücher, mit denen die Verantwortlichen den Zustand der Fahrzeuge immer aktuell im Blick haben.
Dokumente, die nicht für die Allgemeinheit auf der Vereins-Homepage zu sehen sein sollen, können in der Vereinslogistik für Mitglieder – oder für einzelne Gruppen von Mitgliedern – geschützt zur Verfügung gestellt werden.
Die Vereinslogistik hat alle die Funktionen, um Sie bei Ihren Aufgaben im Verein so effizient wie möglich zu unterstützen. Lassen Sie sich Arbeit abnehmen und konzentrieren Sie sich wieder auf die wichtigen Dinge des Vereinsalltags.
Gegenstände und Örtlichkeiten (z.B. Material, Busse, Zimmer, Plätze, …) des Vereins lassen sich mit diesem Service verwalten. Dafür können jeweils spezielle Zeitraster (von ¼ Stunde bis zum ganzen Tag) definiert werden. Auch externe Reservierungsanfragen sind möglich.
Auch ein Modul für die komplette Vereinsbuchhaltung steht zur Verfügung. Es lassen sich beliebige Konten definieren und klassifizieren. Bei Bedarf kann bei den Buchungen die Umsatzsteuer berücksichtigt werden.
Für die ordnungsgemäße Ablage können Buchungs-, Einnahmen/Ausgaben--, Umsatzsteuer- und Jahresabschlussberichte als PDF-Dateien erstellt werden.
Die Vereinslogistik ist ein Tool zur umfänglichen Vereinsverwaltung. Damit dies möglich ist, kann jedes Mitglied einen Zugang zum System erhalten. Für den Zugriff auf die verschiedensten Aufgaben in der Vereinsverwaltung gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen Berechtigungen, die individuell zu vergeben sind. Normale Mitglieder ohne weitere Berechtigungen können sich zu Terminen anmelden, Artikel im Flohmarkt einstellen und ihre eigenen Stammdaten (Adresse, Telefon, Email, ...) pflegen.
Zur Nutzung der Vereinslogistik ist keine Installation auf einem eigenen Gerät notwendig. Alle Funktionen werden über den Internetbrowser erreicht und stehen damit geräteunabhängig auf allen Plattformen wie Windows, Mac oder Smartphone zur Verfügung. Somit entfällt jeglicher technischer Wartungsaufwand für Installation, aufwändige Updates und regelmäßige Backups. Für PCs und für mobile Geräte gibt es jeweils optimierte Versionen.
Eine direkte Einbindung in die Vereins-Homepage ist mit wenigen Anweisungen möglich. Die farbliche Gestaltung der Vereinslogistik-Seiten lässt sich dafür beliebig an die Farben der Homepage anpassen.
Gebrauchte Sportartikel kann man am besten dort kaufen oder verkaufen, wo diese tatsächlich benötigt werden: im Sportverein. Jedes Mitglied hat die Möglichkeit seine Artikel inklusive einem Bild im Flohmarkt selbst einzustellen und anzubieten. Der Flohmarkt steht dabei nicht nur vereinsintern zur Verfügung, sondern alle, die diesen Service nutzen oder die Seite von vereinslogistik.com direkt aufrufen, können vereinsübergreifend von allen Angeboten profitieren.
Email-Versand
Über diese Plattform können Emails an die Vereinsmitglieder gesendet werden. Jetzt muss nicht mehr jeder seinen eigenen Email-Verteiler pflegen, sondern über die Mitgliederverwaltung steht jedem, der dafür berechtigt wird, der immer aktuelle Verteiler zur Verfügung. Die Mitglieder können dafür in diverse Gruppen unterteilt werden: mit und/oder ohne Vereinsmitgliedschaft, Trainer/Betreuer, Vorstandschaft, Teams/Mannschaften, selbstdefinierte Mitgliedstypen, etc. Ebenso kann an alle angemeldeten Teilnehmer eines Termins oder einer Aufgabe eine Email gesendet werden. Der Email-Verteiler muss dafür nicht manuell zusammengestellt werden, sondern ergibt sich automatisch aus den Anmeldungen.
Chat-Gruppen
Für Projektarbeiten oder die Kommunikation innerhalb von Teams ist es möglich Chat-Gruppen anzulegen. Ähnlich wie z.B. bei WhatsApp können so auf einfache Weise Informationen innerhalb von Gruppen ausgetauscht werden.
Veranstaltungsberichte
Die Anmeldeinformationen zu Terminen lassen sich automatisch in Veranstaltungsberichte übernehmen. Eine anschließende Korrektur der Teilnahme ist im Nachhinein noch möglich. Mit Hilfe dieser Veranstaltungsberichte können die Trainer/Betreuer z.B. den Trainingsinhalt festhalten. Bei jedem Teilnehmer kann zusätzlich ein individueller Hinweis für das durchgeführte, bzw. das nächste Training eingetragen werden. Aufgrund der Eintragungen in den Veranstaltungsberichten lassen sich vereinsinterne Abrechnungen z.B. über Trainingsteilnahme, Busgeld, etc. erstellen.
Team-Darstellung
Wenn es im Verein Teams/Mannschaften gibt, können diese aus den Mitgliedern zusammengestellt werden. Für den Email-Versand ergeben sich daraus die entsprechenden Verteiler. Diese Teams können, je nach dem für welches Team dies gewünscht ist, öffentlich angezeigt werden. Dabei können zu jedem Team-Mitglied beliebige Informationen erfasst werden: z.B. persönliche Daten des Sportlers oder auch gute Ergebnisse von Sportveranstaltungen.
Berechtigungssystem
Der Zugriff auf die verschiedenen Bereiche der Vereinsverwaltung wird über eine Vielzahl von Berechtigungsstufen geregelt. "Normale" Mitglieder können sich zu Terminen anmelden, Artikel im Flohmarkt einstellen und ihre eigenen Daten (Adresse, Telefon, Email, ...) pflegen. Für den Versand von Emails, die Bearbeitung von Reservierungen, von Veranstaltungsberichten, des Kalenders oder der Mitgliederdaten kann jedes Mitglied einzeln zusätzlich autorisiert werden. Für Vereinsvorstände und Administratoren gibt es dann noch weiterreichende Berechtigungen.
Öffentlich oder nur für Mitglieder
Jeder Verein kann für sich selbst entscheiden, ob Teile der Informationen für jeden im Internet zu sehen sein sollen (Kalender, Reservierungen, Teams, Flohmarkt), oder ob einzelne Termine, bestimmte Teams oder auch sämtliche Daten nur für angemeldete Mitglieder zu sehen sind. Anmeldungen zu Terminen, Email-Versand, Veranstaltungsberichte und die Mitgliederverwaltung stehen grundsätzlich nur nach erfolgreicher Anmeldung und mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung.
Individuelle optische Anpassung
Das Erscheinungsbild der vereinslogistik.com-Seiten kann von jedem selbst perfekt an die Vereins-Website angepasst und eingebunden werden, so dass die Anwendung ein integraler Bestandteil des Vereinsauftritts im Internet wird. Die Besucher der Vereins-Homepage merken dann gar nicht mehr, dass eine externe Anwendung verwendet wird.
Anzeige auf mobilen Geräten
Zusätzlich zur PC-Version gibt es ein spezielles Format zur Anzeige der Seiten auf mobilen Geräten (z.B. Smartphone). Anstelle der Tabs gibt es für die Navigation ein Pulldown-Menu, über das die verschiedenen Anwendungen aufgerufen werden können. Die Seiten passen sich automatisch an die Breite des Displays an, alle Eingabefelder können direkt erreicht werden.
Kein technischer Wartungsaufwand
Da die Anwendung auf einem eigenen Server läuft, fällt für den nutzenden Verein keinerlei Aufwand für Bereitstellung und Wartung des technischen Umfelds an. Dies beginnt bei der Installation der Anwendung: z.B. Einrichtung und Aufbau der Datenbank und betrifft ebenso die tägliche Arbeit: z.B. laufende Sicherung der Daten, Aktualisierung bei Neuerungen. Die Pflege der Dateninhalte (Termine, Anmeldungen, Flohmarkt, Teams, ...) kann von jedem Vereinsmitglied mit entsprechender Berechtigung durchgeführt werden, es sind dafür keine EDV-Kenntnisse notwendig. Somit können diese Tätigkeiten auf mehrere Leute verteilt werden.
Informationen
Dokumente und Informationen, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind, können Mitgliedern mit Benutzerzugang hier angezeigt werden. Dabei ist für das angemeldete Mitglied schon am Tab zu erkennen, ob neue Dokumente vom Verein eingestellt worden sind.
Gerne stellen wir Ihnen die Vereinslogistik und alle Ihre Funktionen persönlich vor. Dabei gehen wir natürlich auch auf Ihre Fragen ein und zeigen Ihnen am Beispiel Ihres Vereins wo und wie Sie optimal von der Vereinslogistik profitieren können.
Wir freuen uns Sie kennenzulernen!